Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

La conservazione sostitutiva (o conservazione digitale a norma) è l'obbligo di conservare le fatture elettroniche in formato digitale per almeno 10 anni, garantendone l'integrità, l'autenticità e la leggibilità nel tempo. In questa guida spieghiamo cos'è, come funziona e come adempiere a questo obbligo.

Cos'è la conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva è un processo informatico che permette di conservare i documenti digitali (come le fatture elettroniche XML) conferendo loro pieno valore legale, equivalente alla conservazione dei documenti cartacei. Il processo deve rispettare le regole tecniche definite dall'AgID (Agenzia per l'Italia Digitale) nel CAD (Codice dell'Amministrazione Digitale).

In sostanza, non basta salvare i file XML sul computer o su un cloud generico: la conservazione deve garantire che il documento non sia stato alterato nel tempo e che sia sempre leggibile e accessibile.

Chi è obbligato

Tutti i soggetti che emettono o ricevono fatture elettroniche sono obbligati alla conservazione sostitutiva. Questo include:

• Aziende (SRL, SAS, SNC, ditte individuali)
• Professionisti e lavoratori autonomi
• Forfettari
• Enti pubblici

L'obbligo riguarda sia le fatture emesse che quelle ricevute.

Quanto tempo conservare le fatture

Le fatture elettroniche devono essere conservate per almeno 10 anni dalla data di emissione, in conformità con l'art. 2220 del Codice Civile. Il termine per la messa in conservazione è entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all'anno di emissione della fattura.

Servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate

L'Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche tramite il portale “Fatture e Corrispettivi”. Per attivarlo:

1. Accedi al portale Fatture e Corrispettivi con SPID, CIE o CNS
2. Nella sezione “Conservazione”, sottoscrivi l'accordo di servizio
3. Da quel momento, tutte le fatture transitate per il SdI vengono conservate automaticamente per 15 anni

Questo servizio è sufficiente per adempiere all'obbligo di legge ed è consigliato a tutti, soprattutto ai piccoli contribuenti e ai forfettari.

Requisiti della conservazione a norma

Se non utilizzi il servizio dell'Agenzia delle Entrate, devi affidarti a un conservatore accreditato AgID. Il processo di conservazione deve garantire:

• Integrità: il documento non deve essere modificabile dopo la conservazione
• Autenticità: deve essere possibile verificare l'origine del documento
• Leggibilità: il documento deve essere leggibile per tutta la durata della conservazione
• Reperibilità: deve essere possibile recuperare il documento in tempi ragionevoli
• Firma digitale e marca temporale: il pacchetto di conservazione deve essere firmato digitalmente e marcato temporalmente

Cosa succede se non conservi le fatture

La mancata conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche può comportare:

• Sanzioni amministrative: da 1.000 a 8.000 euro per ogni anno di mancata conservazione
• Perdita del valore probatorio: in caso di contenzioso, le fatture non conservate a norma potrebbero non essere opponibili
• Problemi in sede di verifica fiscale: l'Agenzia delle Entrate potrebbe contestare la deducibilità dei costi e la detraibilità dell'IVA

Conservazione sostitutiva e FattureAI

FattureAI genera il file XML conforme a FatturaPA. Per la conservazione, ti consigliamo di:

1. Attivare il servizio gratuito di conservazione dell'Agenzia delle Entrate
2. Inviare le fatture generate da FattureAI al SdI tramite il portale Fatture e Corrispettivi
3. Le fatture transitate per il SdI verranno conservate automaticamente

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