Come creare una fattura elettronica: guida completa
Creare una fattura elettronica è un obbligo per tutte le partite IVA italiane. In questa guida ti spieghiamo passo passo come compilare, generare e inviare una fattura elettronica al Sistema d'Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate.
Cos'è la fattura elettronica
La fattura elettronica è un documento fiscale in formato XML (eXtensible Markup Language) conforme allo standard FatturaPA definito dall'Agenzia delle Entrate. A differenza di un PDF o di un documento cartaceo, la fattura elettronica ha un formato strutturato che può essere letto e verificato automaticamente dai sistemi informatici.
Dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutte le operazioni B2B (tra aziende) e B2C (verso consumatori finali) effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia. Dal 2024 l'obbligo si estende anche ai forfettari.
Dati obbligatori di una fattura elettronica
Ogni fattura elettronica deve contenere i seguenti dati:
- Dati del cedente/prestatore (chi emette): denominazione, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, regime fiscale
- Dati del cessionario/committente (chi riceve): denominazione, partita IVA o codice fiscale, indirizzo, codice destinatario SdI
- Numero e data della fattura
- Descrizione dei beni o servizi prestati
- Importo, aliquota IVA e totale
- Tipo documento: TD01 (fattura), TD04 (nota di credito), TD06 (parcella), ecc.
- Condizioni di pagamento e modalità
Passo 1: raccogliere i dati
Prima di creare la fattura, assicurati di avere:
- La partita IVA del cliente (o il codice fiscale se è un privato)
- Il codice destinatario SdI del cliente (7 caratteri alfanumerici) oppure l'indirizzo PEC
- La descrizione dettagliata della prestazione o dei beni venduti
- L'importo e l'aliquota IVA applicabile
Passo 2: compilare la fattura
Hai diverse opzioni per compilare la fattura:
- Portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate (gratuito ma lento e poco intuitivo)
- Software di fatturazione tradizionale (richiede compilazione manuale dei campi)
- FattureAI (descrivi la prestazione in italiano e l'AI genera l'XML automaticamente)
Con FattureAI puoi saltare la compilazione manuale: scrivi semplicemente cosa hai fatto, per chi e quanto costa. L'intelligenza artificiale estrae tutti i dati e genera l'XML conforme.
Passo 3: generare il file XML
Il file XML deve rispettare lo schema FatturaPA versione 1.2.3. Il nome del file segue la convenzione: IT[PartitaIVA]_[progressivo].xml. Il file deve contenere tutti i tag obbligatori definiti dallo schema XSD ufficiale.
Passo 4: inviare al Sistema d'Interscambio
Una volta generato l'XML, devi inviarlo al SdI attraverso uno dei canali autorizzati:
- Portale Fatture e Corrispettivi: carica il file XML manualmente
- PEC: invia l'XML come allegato all'indirizzo
sdi01@pec.fatturapa.it - Canale SDICoop: per chi ha un intermediario accreditato (web service)
- Canale SDIFTP: per grandi volumi tramite protocollo FTP sicuro
Passo 5: attendere l'esito
Dopo l'invio, il SdI effettua dei controlli formali sull'XML:
- Verifica la conformità al formato FatturaPA
- Controlla la validità della partita IVA del cedente
- Verifica la presenza dei dati obbligatori
Se tutto è corretto, il SdI recapita la fattura al destinatario e ti invia una ricevuta di consegna. Se ci sono errori, ricevi una notifica di scarto con il codice dell'errore da correggere.
Tempistiche
La fattura elettronica deve essere emessa entro 12 giorni dalla data dell'operazione (per le fatture immediate). Per le fatture differite, il termine è il 15 del mese successivo. Il mancato rispetto di queste scadenze comporta sanzioni.
Creare fatture elettroniche con FattureAI
Con FattureAI il processo si semplifica enormemente:
- Scrivi la descrizione della prestazione in italiano naturale
- L'AI genera automaticamente l'XML FatturaPA con tutti i dati corretti
- Verifica l'anteprima e scarica l'XML pronto per il SdI
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