Fattura proforma: cos'è, quando usarla e differenze con la fattura elettronica
La fattura proforma è un documento commerciale non fiscale che anticipa al cliente l'importo da pagare prima dell'emissione della fattura ufficiale. È molto utilizzata dai professionisti e ha caratteristiche specifiche che la distinguono dalla fattura elettronica. Vediamo tutto in dettaglio.
Cos'è la fattura proforma
La fattura proforma (o “avviso di parcella” per i professionisti) è un documento che:
- Non ha valore fiscale: non è una fattura ai fini IVA
- Non va inviata al SdI: non transita per il Sistema d'Interscambio
- Non va numerata nel registro delle fatture
- Anticipa l'importo che il cliente dovrà pagare
- Non genera obblighi IVA: l'IVA diventa esigibile solo con l'emissione della fattura definitiva
Quando si usa la fattura proforma
La fattura proforma è particolarmente utile in questi casi:
1. Professionisti (avvocati, consulenti, ecc.)
I professionisti usano la proforma come “avviso di parcella” per comunicare al cliente l'importo della prestazione prima dell'incasso. Questo è fondamentale perché per i professionisti l'IVA diventa esigibile al momento dell'incasso (principio di cassa), non all'emissione della fattura.
Emettendo una proforma, il professionista può comunicare l'importo senza generare l'obbligo di versare l'IVA prima di aver effettivamente ricevuto il pagamento.
2. Pagamento anticipato
Quando si richiede il pagamento prima della consegna del bene o della prestazione del servizio. La proforma serve come richiesta di pagamento, e la fattura definitiva viene emessa dopo l'incasso.
3. Vendite internazionali
Nelle vendite all'estero, la proforma invoice è usata per fini doganali e bancari (es. apertura lettere di credito) prima dell'emissione della fattura commerciale definitiva.
Cosa deve contenere la fattura proforma
Per evitare che venga confusa con una fattura fiscale, la proforma deve:
- Riportare chiaramente la dicitura “FATTURA PROFORMA” o “AVVISO DI PARCELLA” in modo visibile
- Non avere un numero progressivo che possa confondersi con la numerazione delle fatture
- Non riportare “Fattura n.” nell'intestazione
- Indicare i dati del prestatore e del cliente
- Descrivere la prestazione e l'importo (IVA compresa o esclusa)
- Indicare le modalità di pagamento
Differenze tra fattura proforma e fattura elettronica
| Caratteristica | Fattura proforma | Fattura elettronica |
|---|---|---|
| Valore fiscale | No | Sì |
| Formato | PDF/cartaceo | XML FatturaPA |
| Invio al SdI | No | Obbligatorio |
| Numerazione | Libera | Progressiva obbligatoria |
| Esigibilità IVA | Nessuna | Immediata o differita |
| Conservazione | Non obbligatoria | 10 anni obbligatoria |
Dalla proforma alla fattura definitiva
Il flusso tipico è:
- Emetti la fattura proforma e la invii al cliente (via email, PDF)
- Il cliente effettua il pagamento
- Emetti la fattura elettronica definitiva (XML FatturaPA) e la invii al SdI
La fattura definitiva deve essere emessa entro i termini previsti dalla legge (generalmente entro 12 giorni dall'incasso per i professionisti).
Fattura proforma con FattureAI
Con FattureAI puoi generare sia la proforma (come PDF) che la fattura elettronica definitiva (XML). Basta indicare nella descrizione che si tratta di una proforma e il sistema genererà il documento appropriato.
Dalla proforma alla fattura elettronica in 8 secondi
Genera proforma e fatture definitive con FattureAI. Prova gratuitamente.
Crea account gratuito